5S

לפני כמה ימים דיברתי עם חברה שהתקשתה לארגן דברים בביתה. "יש יותר מדי דברים לעבור עליהם, והם רק מתווספים ומצטברים" כך אמרה. "לדוגמה, אני צריכה למיין את ארון הבגדים, ויש לי שם המון, וקשה לי להחליט מה להשאיר, מה לתת, איפה לשים, וכד', וזו רק דוגמה קטנה", הוסיפה.

יש דרך מאוד מוצלחת לטיפול בסוגיות כאלה, והיא ישימה למפעלים שלמים, לחטיבות משרדיות, לקבצים במחשב האישי, וכן - וגם לבית, לארון הבגדים הביתי של החברה. לשיטה קוראים כאמור 5S, והיא אחת מהשיטות היסודיות והבסיסיות לשיפור, שאותה מיישמים בשלבים הראשונים של תהליכי ייעוץ. ממש התבקש שאפנה אותה לרשומה בדיוק בנושא הזה, שבטח יש לי בבלוג, אבל התפלאתי לגלות שלמרות שהתגית קיימת בלא מעט רשומות אצלי, לא התייחסתי לנושא אף פעם ביסודיות. אז לטובת אותה חברה, ולטובת כל מי שמעוניין, להלן עיקרי השיטה וקצת טיפים ליישום יעיל שלה.

ובכן, מה זה ה- 5S הזה?  זו שיטה לשיפור הסדר, הארגון והיעילות של סביבת העבודה (וגם ארון הבגדים, ועוד כמה עניינים). המטרה היא להפוך את סביבת העבודה וסביבת החיים לנוחים, יעילים וידידותיים לכל מי שמתפקד בהם. השיטה מורכבת מ-5 מרכיבים, שיש להם סדר פנימי בתחילה, אבל כולם מיושמים יחד בהמשך:

Sort (סנן ומיין):

עוברים על כל מה שנמצא בסביבת העבודה (או בארון), ומחליטים מה נחוץ ומה לא נחוץ. אם לא נחוץ בכלל – זורקים או תורמים, ומסלקים מהסביבה. אם נחוץ – כמובן שמשאירים (וממשיכים איתו לשלבי ההמשך). אבל יש עוד תשובה אפשרית לשאלת הנחיצות – מה אם לא יודעים? ובכן, יש תשובה גם לזה: משאירים בינתיים אבל מבודדים מהשאר ומאחסנים במקום מוגדר (קוראים לו אזור אדום). הרעיון של זה הוא שלרוב קשה להחליט באמת מה לא נחוץ. נניח (אם חוזרים לדוגמת הארון), חולצה שאהבנו אבל לא עולה עלינו, ואנחנו בעיצומה של דיאטה. אז הגיוני לא לזרוק, אבל גם לשמור כשימושית זה לא הגיוני, לפחות עד שינשרו הק"ג העודפים.

מה ששמנו באותו איזור אדום (או אם זה גדול, לסמן באדום ולא להשתמש בו בכלל), עדיין בידנו, ואנחנו יכולים להתחרט לגביו. אבל הוא כבר לא חלק מהיומיום שלנו, הוא מבודד ומוצא החוצה מהבלגן הכללי, שהופך כך למסודר יותר.

הדרך לעשות את זה היא לרוב להוציא החוצה את הכל (מרצפת הייצור, מהמשרד או מהארון, ולמיין בחוץ. ככה רואים את כל החבילה. את האזור האדום משאירים במקום מוגדר מבחוץ, ומה שחוזר - חוזר במסודר.

תמונות להמחשה (מפעילות שלי במפעלים)

Set in Order (סדר):

מה שהחלטנו להשאיר כחיוני, יש לסדר באופן הגיוני כך שיהיה נוח למצוא, נוח לקחת לשימוש ונוח להחזיר למקום. כמה עקרונות מנחים לעניין (מן הסתם אינטואיטיביים למדי):

תדירות השימוש - יש להתחשב בכל המשתמשים כך שהמקום שעליו מחליטים נוח לכולם. בדוגמת הארון – בגדי העונה זמינים ונגישים, ובגדי העונה הלא שימושיים בבוידעם או במדפים העליונים הפחות נוחים. ככה גם עם כלים וקבצים – מה שבשימוש תדיר זמין יותר, מה שפחות באיחסון מקומי ומה שעוד פחות במחסן מרוחק שנגיש פחות.

ניהול ויזואלי – חשוב שיהיה קל לאתר את מה שאותי צריכים במבט מהיר, וגם לראות בקלות מה חסר. מקובל לעשות שימוש בקודים של צבע שמאפשרים זיהוי מהיר, בסימונים ברורים, בארגון דברים בקבוצות פונקציונאליות וכד'.

עוד תמונות להמחשה

Shine and Clean (סבן ונקה):

סביבת העבודה שלנו וגם הדברים שבתוכה צריכים להיות נקיים. קל לזהות מה לא תקין כשנקי, קל, נוח ונעים להשתמש, ובמקרים מתאימים – גם בטיחותי ובריא יותר. אז כלי העבודה מנוקים היטב לפני שמוכנסים חזרה לסביבת העבודה, המקום מנוקה, מה שנחוץ נצבע מחדש. מין סדר פסח כזה. והחברה – היא צריכה לכבס מה שנדרש כשמוחזר לארון, לשאוב אבק מהארון ולנקות היטב מה שצריך.

ועוד כמה תמונות להמחשה

 

Standardize (סטנדרטים):

על מנת לא להפוך את העניין לפרוייקט חד פעמי, מוצלח ככל שיהיה, אלא להכניס את העניין למצב של שיפור מתמיד שמעבר לשימור, יש לקבוע כללים מוסכמים: מי אחראי על מה, כל כמה זמן עוברים על האזור האדום, כמה זמן ומתי מקדישים לנקיון וסדר, ושיפור מתמיד של הרמה. נניח, בדוגמץת הארון – 10 דקות ביום לפני החדשות מסדרים את הבגדים התלויים, מחליטים מה מכבסים, ומה מקפלים חזרה, מחליטים מתי מסדרים ארון לקיץ/חורף, למי תורמים מה וכד'. חשוב שכל המעורבים יהיו שותפים להחלטות האלה מתוך הסכמה. רצוי גם לתלות באופן בולט את עיקרי הסטנדרטים, כך שלא ישכחו ההסכמות.

הנה, ככה

Sustain (סגל כהרגל):

כמו שכדי לרזות לא מספיק להחליט על דיאטה, להיפגש עם דיאטן, ולעשות מנוי יקר למכון כושר, ככה נדרש גם לעשות מאמץ מתמשך כדי שהשיטה תעבוד בהקשר הזה של סדר ארגון ונקיון. כי את מה שקבענו כסטנדרטים צריך ליישם, צריך להתאים לנסיבות משתנות, צריך לתחזק וצריך לדעת לשמוח על השיפורים שמושגים.

אז חשוב לעמוד בסיכומים שקבענו בעניין, חשוב לעודד את עצמנו על מה שמושג, וכן, גם לחגוג את ההישגים. בחברות ומפעלים מעניקים פרסים וחוגגים שיפורים, בבית אפשר לקבוע שיוצאים יחד למסעדה/סרט/בילוי כלשהו רק כשמסיימים את המטלות הקשורות בשימור ויישום מה שהוחלט. זה עוזר להתמיד במאמץ, עד שכל העניין הופך להרגל, לטבע שני. וכמו שבדיאטה חשוב להישקל, חשוב לעצור ולבחון את הרמה (יש שיטות סדורות שישימות למפעלים ופחות לבית), ואם ההישגים מתדרדרים, יש להתניע את המאמץ מחדש ולתקן בשיטה שקבענו לעצמנו את מה שנדרש.

וכן, כמובן, חשוב לחגוג את ההישג, לקבוע לעצמנו תמריץ רגשי על כל הישג. נניח בילוי משפחתי אחרי כל יום נקיון, או במפעל - טקס מתן שבחים (ומתנות קטנות של הערכה).

ועוד דוגמאות מצולמות

לכל סביבת עבודה וסביבת חיים יש דרישות שונות וסדרים נוחים אחרים. אבל יישום עקרונות השיטה באמת שהופך את החיים לנוחים יותר וקלים יותר. לעובדים זה קל יותר, ואני בטוח שגם לחברה שתצליח להכניס סדר בארון יהיה קל ונוח יותר אחרי, ובהמשך גם.

אז בהצלחה לכולם, ושיהיה כיף!

בדיוק בזמן

כבר סיפרתי כאן שהמרכיב העיקרי בפעילותי הייעוצית מתמקד במצויינות תפעולית – Operational Excellence, או בקיצור – OPEX. אם תלחצו על הקישור שהוספתי, תוכלו לקרוא על הרעיון בויקיפדיה, אבל אחסוך לכם את הטרחה. במקום, אספר פה שהשיטה הניהולית הזו שמקדמת מצויינות תפעולית מאגדת לתוכה כמה שיטות ניהוליות שפותחו בנפרד, וכיום זו מטריה שכוללת:

• Lean Management – הקונספט הניהולי המתוחכם שפותח לאורך השנים בטויוטה, מכוון לזיהוי ומניעת בזבוזים. היישום מתבסס על שיפור מתמיד, על מעורבות עובדים, על מדידה ובקרה ועוד ערכים חשובים;
• Six Sigma – שיטה שפותחה במוטורולה, ומכוונת לשיפור תהליכי ייצור, ע"י הקטנת השונות התהליכית ושליטה טובה יותר במדדי הייצור באמצעות מחקר סטטיסטי יסודי;
• TPM – עוד שיטה שהחלה כקונספט לשיפור אחזקה במערכי ייצור (Total Productive Maintenance), והתפתחה לשיטת מצויינות תפעולית שלמה;
• TQM – שיטה ניהולית מכוונת איכות, Total Quality Management. השיטה פותחה בארה"ב כדי לתת מענה לבעיות האיכות שהעיבו על התעשיה המערבית כולה. במוקד שיפור תהליכים דרך חקירה מעמיקה של מאפייני איכות סטטיסטיים וכלי מחקר תהליכים;
• TOC – השיטה שפיתח הישראלי אלי גולדרט (ומתוארת נהדר בסדרת הספרים שכתב, כשהראשון הוא "המטרה" המומלץ). הדגש הוא על הבנה של האילוצים המובנים של המערכת וניתוח והבנה נכונה שלהם היא המפתח ליעילות ארגונית מיטבית;
• JIT – כלומר "בדיוק בזמן", Just In Time. אחד מגורמי הבזבוז בארגונים הוא המלאי. והרעיון של השיטה הוא לצמצם עד מאוד את המלאי שהחברה מחזיקה, ע"י תזמון מדוייק של הזמנת חומרי הגלם ממש בסמוך למועד השימוש שלהם. באותו יום ממש. ואז לא צריך הרבה מלאי בתפעול;

בנוסף, יש עוד טכניקות וקונספטים ספציפיים להשלמת התמונה. ובקיצור – יש הרבה כלים ניהוליים.

וכל ההסבר הזה (מעבר לעניין שלי בלכתוב על המקצוע) הוא כדי להכין את הרקע לסיפור על אפיזודה שהיתה לי לא מזמן. הוזמנו לארוחת ערב חגיגית עם עוד כ-10, ישראלים ויהודים אמריקאים. לאחר זמן, התפתחה סביב השולחן שיחה, ולא במפתיע עלה גם הנושא הזה של המקצוע שלי (זה היה בביתו של לקוח/חבר שאיתו עבדתי לא מעט). אז שאל אותי אחד הנוכחים: "תגיד, מה שאתה עושה זה ה-JIT  הזה?" ואני עניתי שבאמת, מרכיבים מה-JIT  הם חלק מהתורה הכללית שאותה אני מיישם. אז הבחור המשיך ואמר: "בזכות השיטה הזו עשיתי המון כסף. וכשהיה בטוח שכולם שומעים ומרוכזים המשיך: "כל המתחרים שלי יישמו אותה ורק אני לא, וכשהיתה תקלה כללית בשרשרת האספקה רק לי היה מלאי, ועשיתי הון לא קטן מהעניין הזה." כצפוי כולם השתתקו, וחיכו לשמוע מה לי יש לומר על מין קריאת תגר מקצועית שכזו.

"זו דוגמה מצויינת לרעיון נכון ויישום שגוי." כך עניתי לו. "בכלל, כל הכלים הרעיוניים האלה הם נכונים ברמה עקרונית, אבל אין לקדש אותם. יש למצוא את הכלים הנכונים וליישם אותם באופן נכון לארגון, תוך התייחסות מתאימה לסוג העסק, לסביבה העסקית, לסיכונים וליכולות. ומי שמיישם את הרעיונות הנכונים האלה באדיקות דתית, ללא הטלת ספק ומחשבה אחראית, סופו להפסיד כמו מתחריך שלך."

היתה תחושה שם שהצלחתי לענות לו באופן נכון ומדוייק. וזה לא היה מאוד קשה, כי הרעיון שמאחורי התשובה הזו שלי מוכר לי מרוב המצגות שאותן אני מעביר בנושא. כמו שאיכותו של הטכנאי לא נמדדת בגודל ארגז הכלים שלו ובתכולתו, אלא באופן בו הוא עושה בהם שימוש, כך אצלי ביישומים הנ"ל.

ולגבי הדרך הנכונה לבחירת ה'כלים' ותוכנית היישום שלהם – על זה כבר בפעם אחרת.

מקווה שנהניתם מעוד רשומה המקצועית בתחום.

ומי שלא מפחד מקריאה באנגלית - התחלתי להעלות את החומר באופן מסודר תוכנית בבלוג ייעודי - כאן.

סופ"ש מהנה לכולנו!

ניירת

ברשומה הקודמת בנושא, ניסיתי להתאים את השיטה העסקית, המוכרת כ- S5 לסדר ארגון ונקיון בסביבת העבודה, לסביבה הביתית. זה לא התאמה מיידית, שהרי הבית שלנו אינו מקום פונקציונלי כמקום העבודה, אלא מהווה מענה כולל לשלל צרכים רגשיים. אבל נראה לי שבכ"ז הצלחתי ליצור סוג של התאמה, כך שגם בלגניסטים מועדים (כמוני וכמו עוד כמה שהתוודו פומבית) יצליחו לממש בבית.

עניין הניירת הוא סיוט שלי. "צריך למיין ולסדר את ערימת הניירת" זה אחד המשפטים שעושים לי ממש רע. במיוחד כאן בארה"ב, כשרק לעיין באיזה נייר ולהבין שהוא מיותר לגמרי או חשוב מאוד, לוקח המון זמן. אבל גם בארץ מפציצים אותך בערימות של ניירת, כשכל שנה כל קופות הגמל למשל עוברות 7 ידיים, ושולחות דוח נפרד על כל אחת בכל מעבר שכזה.

טוב, מה לעשות וגם את העניין המעיק הזה של הניירת צריך להסדיר, אנסה להתאים את השיטה האמורה גם לנושא הכאוב הזה של הניירת.

עיקרון ראשון שכדאי לאמץ – מינימום התעסקות עם כל נייר. זה אומר שמרגע שנפתחה המעטפה והאוצר הטורדני נגלה לעין, רצוי לטפל בו באופן מלא ככל האפשר: לשלם, לכתוב תגובה, להתקשר לברר, או רק להעביר הלאה לתיוק, שזה מה שיבוא עכשיו.

עיקרון שני – הוראות קבע. נכון שבארץ זה עולה עמלה (כצפוי), וגם לא פעם זה לא פשוט לבטל כשרוצים, אבי יש לזה כמה יתרונות: ככה לא שוכחים לשלם, לא משלמים קנסות ומשלמים תמיד במועד האחרון האפשרי. זו דרך מצויינתלהוריד את העומס הכללי של הניירת לטיפול.

והשאר, ממליץ לחלק לקטיגוריות השונות, ולהפריד למגשיות/סלסילות/מגירות/תיקיות:

  לטיפול – סלסלה בה אוגרים מה שטרם נגענו. שם גם נשאיר מה שהתחלנו לטפל בו, אך לא הצלחנו לסיים. ולצערי, יש לא מעט שקשה לסיים את הטיפול בהם בנסיון ראשון. גם מה שדחינו כי היה קשה להחליט (הצעה מפתה לביטוח העציצים כנגד סופות טרופיות), יש להשאיר שם בערימה. האחרונים ממילא יתישנו ויעופו לפח מעצמם אם לא נצליח ליזום בעצמנו את הצעד ההחלטי.

יש כמובן את עניין תאריכי היעד לטיפול, ומי שמסודר במיוחד ימיין את המטלות הללו לפי סדר כלשהו (השבוע, בשבוע הבא, החודש ואח"כ..). אישית, זה נראה לי מסורבל, ועדיך לסיים ולהיפטר.

עוד נקודה חשובה – סגרתם איזה עניין בטלפון, חשוב לרשום תאריך, שעה ושם הנציג שמולו התבצע הטיפול. זה יכול לעזור, ובארץ (כשהבלגן חוגג ותמיד מתכחשים לסיכומים) זה חשוב במיוחד.

  למעקב – אז טיפלנו, שלחנו, תיאמנו וארגנו, אבל אמחנו לא לגמרי שקטים, ורוצים לוודא או לעקוב אחר העניין. מומלץ מדי פעם לעבור על הרשימה ואת מה שאפשר להעביר הלאה, במערכת העיכול הביתית לניירת שאני מנסה להגדיר פה.

  לתיוק – כאן יש שתי קטיגוריות עיקריות (שוב, כמה מתישות החלוקות): הדברים החשובים שנדרשים להם לאחר זמן (ביטוחים, ניירת רכישת הרכב והדירה, חוזים וכד`) – את אתה יש לשמור במסודר, בתיקים מסודרים ונגישים לשליפה בעת הצורף. אין מנוס מארכיון מסודר לאלה; האחרים – כל המיותרים הללו שהחוק מחייב לשמור אפילו שאין באמת צורך בהם (קנסות שלצערנו נאלצנו לשלם, חשבונות שוטפים, קבלות ועד בית וכד`) – באלה הסיכוי שאי פעם נציץ הוא זניח. אותם כדאי לשמור ביחד בתפזור, ללא מיון או איזו טירחה מיוחדת. המהדרין יכולים להפריד לנושאים, אם ממש מתחשק. בסוף השנה להכניס לשקין ולציין עליה 2011. כעבור 7 שנים אפשר לזרוק את כל השקית המאוסה.

  לפח – יש לקדש את הקטיגוריה הזו. לטפח אותה ולהשתדל כמה שיותר שהניירת תגיע אליה. מה שאפשר כמובן. וברוב הנאה, אחת לשבוע לפנות את המטען הטורדני הזה בחיוך ניכר ומשוחרר.

זו היתה הפנטזיה שלי לאיך נכון לעשות זאת. לצערי אני פחות מאורגן ממה שאני כותב. אבל זה הכיוון שאליו אני שואף בעניין הזה וסה"כ, זה באמת לא כ"כ נורא.

אשמח לשמוע את דעתכם, הצעותכם, דרככם לטפל במטען הבירוקרטי המעיק, וכל הערה והארה שמתחשק לכם.

ועל קישוטים, קשקושים, מזכרות ושאר עניינים – האמת היא שכנוסטלגיקן אני מתקשה להיפרד מכאלה, אז לא בטוח שיש לי עצות כלשהן. אבל אחשוב, אולי יש משהו שאפשר לרכז ולנסח כשיטה ישימה. נראה..

סופ"ש מהנה לכולכם.

בלגן, סדר, ארגון, S5, ניירת, בירוקרטיה, תיוק

סדר בבית

התמונה מפה

לפני כמה ימים העליתי כאן רשומה די טעונה, העוסקת בבלגן. גם התוודיתי שלמרות שאני עוסק גם בעזרה לסדר מפעלים וחברות, אני אישית נמצא במאבק התמיד בנטייתי הטבעית להיות בלגניסט. למרות שאני די מצליח להיות מסודר למדי, אין לי שיטה סדורה, כמו זו שלפיה אני מייעץ ומיישם בתעשיה ובמשרדים.

מחלק מהתגובות למדתי שאני לא היחיד המתמודד עם הצורך להיות מסודר, ועם הקושי לבצע את זה. קושי שמשתלב עם הקושי לזרוק דברים שאולי יהיו שימושיים או בעלי ערך סנטימנטלי בעוד שנים (וכבר הכרתם את האוסף הקטן שלי). אז חשבתי שיכול להיות מעניין ושומושי להסב את השיטה המתאימה לסביבת העבודה, כך שתתאים גם למסגרת החיים הפרטית, השונה משמעותית ממקום העבודה.

ובכן, נתחיל ברקע כללי: השיטה שעובדת נכון לסדר סביבת עבודה, נקראת S5. ועיקריה:

Sort  – מיין. יש להפריד בין מה שדרש ומה שלא. להיפטר ממה שלא נחוץ, לשמור כמובן מה שנחוץ, ולבודד את מה שבספק לבדיקה מאוחרת יותר.

Set In Order – למה שהחלטנו לשמור יש למצוא מקום מתאים, כזה שלוקח בחשבון את מקום השימוש ותדירות השימוש.

Shine – פשוט לנקות.

Standardize – יש לקבוע סטנדרטים לשימור ההישג ולשיפור מתמיד – לו"ז, תחומי אחריות, ובעיקר הגדרה של נוהל יומי לתחזוקה

Sustain – הטמעה מסודרת, בדיקה תקופתית ויתר האמצעים לקיבוע הנוהל כך שיהפוך להרגל.

במקום העבודה יש לכך חשובות רבה, שכן הבטיחות, היעילות והאיכות (כלומר הטעויות) קשורים קשר ישיר לרמת הסדר והארגון בסביבת העבודה. אבל בבית זה אחרת. בבית אנחנו שומרים מה שנוגע ברגשות שלנו, ואינו בהכרח יעיל והגיוני. אנחנו מרגישים שם כמו בבית – שזה אומר שמשטר מקצועי לא ממש תופס. ואנחנו לא צריכים לתת דין וחשבון לבוס שדורש לשמר רמת S5 גבוהה, אלא אולי נוטים לתת לעצמינו הנחות ולוותר כשעייפים, מבואסים, משועממים או שמתחשק לנו משהו אחר חוץ מלסדר. אז נראה מה ניתן ואיך ניתן לשנות את הנ"ל להתאמה לחיים פרטיים במסגרת אישית ומשפחתית.

Sort – גם אם יש לנו בית גדול למדי, המאפשר אגירה סבירה של מה שיקר לנו, הרי מתישהו צריך להתרענן, לפנות מקום לדברים חדשים: בגדים, נעליים, כלי מיטה, ציוד מטבח וכן הלאה. כי לשמר את כל שלושת הסטים של הפונדו שקיבלנו לחתונה מהדודות הכבודות והחברות (ז"ל) של הסבתא זה לא הגיוני, אפילו שכולם במצב ממש חדש (הרי לא הכנו פונדו אפילו פעם אחת בחיינו). אז נראה לי שלשיטה המקובלת של המיון צריך להוסיף טוויסט מיוחד, כך שתתאים לנטייתנו לשמר מזכרות, קישוטים ואלמנטים נוסטלגיים, נעליים מכוערות שקנינו במבצע בשוק של איסטנבול וכיו"ב שטויות.

מציע למיין נושא נושא (בגדים, כלים וכיו"ב), כל פעם בנפרד באופן דומה לזה התעשייתי. יש למיין כל אחד מהפריטים לאחת מהקטגוריות הבאות:

זבל – מה שלא ניתן לעשות בו שימוש, וככל הנראה לאף אחד אחר בעולם המוכר לא יהיה הפריט מועיל. זה כולל מה שהחליד, שנקרע, טוסטר שהתקלקל וכבר יש חדש במקומו, חולצה עם חור במיקום אסטרטגי וכד`. מהערימה הזו יש להיפטר לאלתר.

למסירה – דברים שעבורנו כבר לא יהיה שימוש בהם, אבל אולי מישהו בכ"ז עשוי למצוא בהם איזה שימוש. לדוגמה: דברים תקינים שלא השתמשנו בהם שנים, הפריט השלישי והרביעי בסדרה שגם ככה לא השתמשנו אפילו באחד, חלקי חילוף למיקסר ששבק חיים ונזרק מזמן, נעלי העקב שאף פעם לא ביו נוחות באמת וכד`. את הערימה הזו יש למסור בהקדם האפשרי, ואם לא – להניח ליד פחי הזבל כדי שמישהו אחר כבר ידאג לאמץ.

בספק – דברים שאולי יימצא להם שימוש בכ"ז בעתיד, או שקשה לנו להיפרד (דודה שרה עלולה להיעלב אם תדע שככה עשינו למחזיק המפיות הפרחוני שלה, או זוג קבקבי העץ שקנינו ממש במבצע בשוק באיסטנבול). את הערימה הזו נשמור, אך בנפרד משאר הדברים. אלו דברים מועמדים לסילוק, רק שאנחנו לא באמת בטוחים לגביהם. קשה להיפרד, אז עדיין שומרים, אבל יודעים (בסתר) שיומם יגיע.

לשמור – כל הדברים ששרדו את המיון, ולגביהם אנחנו ממש בטוחים שבלעדיהם חיינו אינם חיים.

Set In Order – אחרי שמצאנו מקום לתקוע את הערימה של הפריטים שבודדנו בקטיגוריה "בספק", ואף סימנו את הערימה (ארגז) בצבע ברור ומנענו זליגה בלתי מבוקרת שלהם חזרה ליומיום שלנו (רק כמובן מה שממש באמת צריך, ובטעות התחמק לערימה ההיא), ניתן לעבור לפרק הבא: איפה להניח מה.

שני קריטריונים מרכזיים מכוונים אותנו בעניין – תדירות השימוש, וריכוז נושאים. יש היגיון לרכז יחד קטיגוריות זהות – (נעליים, מגפיים, סנדלים, קבקבים) x (שחור, חום, זמש, עור, בד...) (ולא רמזתי כלום); סירים, מחבתות, קלחות, סכו"ם, כוסות, ספלים, גביעי יין...; שמיכות, סדינים, ציפות, ציפיות, מגיני מיטה...  באופן הזה קל לראות אם יש לנו כפילות מוגזמת מאותו פריט ולהעביר לערימה של "בספק".

והקריטריון השני – תדירות שימוש – מה שמשרת ביומיום זמין ונגיש, מה שפעם בשבוע בארון מזווה או גבוה בארון (כלי מיטה, סרוויס לפסח, ציוד הדייג המחליד...), ומה שלעיתים רחוקות יותר בבוידעם או במחסן.

העיקרון המנחה כאן - קל למצוא, קל לקחת וקל להחזיר. ולשם כך יש עזרים: ארגזים, חוצצים, מפרידים, סימונים בתגיות, בצבע, במדבקות וכד'.

Shine – פשוט לנקות. כל מה שמרוקנים לצורך המיון, לנצל ולנקות ביסודיות. זו הזדמנות גם לעטוף מגירות, לזרוק ארגזים בלויים ולהחליף בטריים שאותם ליקטתם מבעוד מועד בכלוב המחזור של הסופר הקרוב, וכן הלאה.

Standardize – זה החלק ששונה באופן הבולט ביותר ממה שקורה במגזר התעסוקתי. בבית אין מדרג ניהולי (רשמי), אין הנחיות מנהלים (נניח), ולרוב נושאי האחריות הביתיים הם הגורם הנפוץ ביותר לוויכוחים ומריבות משפחתיים. ובכ"ז, זה המקום להגיע להסכמה על מה מי עושה מה ובאיזו תדירות. וזו גם ההזדמנות לשתף את הילדים באופן רשמי במטלות הבית, כשותפים למגורים ולחיים יחד. כמובן שעם הזמן אפשר לעדכן את הרשימה, לשנות תפקידים ותדירויות.

ובכן, מה שנדרש זה להכין טבלה שבה מרוכזות כל המטלות הביתיות השגרתיות, באיזה תדירות מבוצעות ומי אחראי עליהן (אפשר להניס גם אלמנטים של תורנות).

זו ההזדמנות להסכים להקצות נניח 10 דקות לארגון הבית ברמה היומית, כך שכלים לא ישארו מפוזרים בבית, הכביסה תונח בסלים, העיתונים ייאספו והבית יקבל צורה לפני ההתקפלות לשינה. או כמובן כל סידור סביר אחר.

Sustain – פה פשוט צריך לבצע לפי המוסכם, תוך עידוד הדדי, הנאה וצחוק משותף, ואפילו לחגוג את העניין מדי פעם ביחד באופן רשמי.

זה דומה למכון כושר - גם אם עשינו מנוי, קנינו אביזרים (וחולצה אופנתית שתבליט מה שצריך), ואפילו התחלנו להתאמן במרץ - אם לא מתמידים, זה נמוג. יש להפוך את העניין להרגל. לאט בהתמדה ובשיתוף פעולה.

אין לי מושג איך זה עשוי לעבוד בבית, באופן סדור. אבל משהו דומה הרי יש ממילא בכל בית (כולל אצלי), אז למה לא למסד את זה, להוסיף מרכיבים והיבטים חסרים, ובעיקר – לעשות את זה בשיתוף פעולה ותקשורת בין כולם. הסכמה על מה זורקים (את של השני כמובן...), איך שומרים ומאחסנים, ומי עושה מה צריכה להיות בהחלטה משותפת.

ולגבי מיון וטיפול בניירת, שזה הנושא שאישית קשה לי ביותר איתו, וכן הטיפול הקשה בנושא של המזכרות והקישוטים - ברשומה נפרדת (כי גם ככה זה יצא ארוך מדי).

שיהיה לכולכם בהנאה, בקלות וללא ייסורי מצפון
סופ"ש מוצלח ונעים