Configuración del espacio de trabajo

Para consultar las opciones de gestión del espacio de trabajo, ve a  Configuración  en la barra lateral. En la ventana emergente, haz clic en la pestaña  Configuración .

En esta ventana podrás:

• Cambiar el nombre de tu espacio de trabajo: ¡Te recomendamos que uses un nombre corto y sencillo!

• Cambiar el icono de tu espacio de trabajo: Haz clic en el icono para elegir un emoji o subir tu propia imagen. Las dimensiones idóneas son 280 por 280 píxeles.

Haz que las personas con ciertos dominios de direcciones de correo electrónico puedan unirse automáticamente a tu espacio de trabajo como miembros o como propietarios del espacio de trabajo si tienes un plan gratuito. En cuanto se registren, Notion reconocerá la dirección de correo electrónico y les preguntará si quieren unirse a tu espacio de trabajo.

• Los nuevos dominios autorizados solo serán los dominios de correo electrónico de los miembros de ese espacio de trabajo. Para añadir un dominio no disponible actualmente debe unirse al espacio de trabajo alguien cuya dirección de correo electrónico pertenezca a dicho dominio.

• Usa este método para que todos los nuevos empleados que empiecen a trabajar en tu empresa puedan unirse fácilmente a tu espacio de trabajo. Lo único que deben hacer es registrarse en Notion con su dirección de correo electrónico profesional.

• Ten en cuenta que se te cobrará por miembro en los planes Plus, Business y Enterprise .

Los emojis personalizados se pueden utilizar como iconos de página, en reacciones e integrados en páginas. Los miembros del espacio de trabajo pueden gestionar los emojis personalizados en Configuración en la barra lateral → Emoji Desde ahí, podrán:

• Añadir emoji para subir un archivo.

• Haz clic en ••• junto a un emoji personalizado y selecciona Editar o Eliminar.

• Los propietarios de espacios de trabajo pueden editar o eliminar cualquier emoji, incluso si no ha sido creado por ellos.

• Los propietarios de espacios de trabajo también pueden activar Limitar la creación de emojis personalizados a propietarios de espacios de trabajo si no quieren que todos los miembros creen emojis personalizados.

En función de cómo utilices tu espacio de trabajo, es posible que quieras limitar el acceso de los datos que contiene fuera de tu equipo. Si tienes un plan Enterprise, puedes ir a la sección Seguridad para ajustar dos tipos de configuraciones.

• Permitir que los miembros soliciten añadir a otros miembros: Esta configuración está disponible en todos los planes.

• Permitir que cualquier usuario solicite ser añadido como miembro del espacio de trabajo: Esta configuración está disponible en todos los planes.

• Permitir solicitudes de acceso a la página de quienes no sean miembros: Esta configuración está disponible para todos los planes excepto el plan Enterprise.

• Desactivar publicación de sitios y formularios: Impide que los miembros publiquen sitios de Notion Sites o formularios en la web. Esto anulará la publicación de los sitios o formularios que ya estén publicados en la web.

• Desactivar la posibilidad de duplicar páginas a otros espacios de trabajo: Impide que los miembros puedan mover páginas a otros espacios de trabajo. Esta opción es especialmente útil si gestionas un número elevado de páginas y personas. La complejidad del espacio de trabajo puede aumentar en un abrir y cerrar de ojos y, si permites que las páginas cambien de sitio, algunas personas pueden perder el acceso a ellas.

• Desactivar la función de exportar: Impide que los miembros puedan exportar páginas. De esta forma te aseguras de que todos tus datos se queden en Notion, en lugar de tener distintas versiones guardadas como Markdown o CSV.

• Los miembros no pueden añadir invitados a las páginas

  • Permitir que los miembros soliciten que se añadan invitados (disponible si la configuración anterior está activada)

Tus datos de Notion siempre estarán respaldados en la nube, pero también puedes exportarlos para guardarlos. Puedes exportar todas tus páginas en formato HTML, Markdown o CSV (en el caso de bases de datos), así como todos los archivos que hayas subido.

Si cuentas con un plan Business o Enterprise, también puedes exportar todo tu espacio de trabajo a PDF, lo cual puede servirte para hacer copias de seguridad de asuntos legales y de cumplimiento normativo.

En la exportación no se incluirán las páginas a las que el exportador no tenga acceso, como las páginas privadas de otros usuarios. Los administradores de espacios de trabajo del plan Enterprise pueden concederse a sí mismos y a otros usuarios acceso a páginas específicas mediante la búsqueda de contenido, de modo que esas páginas puedan incluirse en futuras exportaciones. Es posible que parte del contenido no se exporte en función de la configuración del espacio de equipo.

Se incluye un mapa del sitio (index.html) en la exportación para ayudarte a navegar por el espacio de trabajo exportado. Los elementos de la lista del mapa del sitio están enlazados localmente a las páginas exportadas en formatos HTML y Markdown.

Para exportar el contenido de tu espacio de trabajo:

1. Ve a Configuración en tu barra lateral → Configuración.

2. Busca y selecciona Exportar todo el contenido del espacio de trabajo.

3. Notion te enviará un correo electrónico con un enlace para descargar tus archivos. Este enlace caducará a los 7 días.

Si tienes un plan Business o Enterprise, puedes hacer clic en el botón Exportar miembros como CSV para obtener rápidamente una lista de todos los miembros de tu espacio de trabajo.

El archivo CSV exportado incluirá:

• Correo electrónico

• Nombre

• Apellido

• Rol (propietario de espacio de trabajo, administrador de miembros, miembro o invitado)

• Una lista de los grupos de permisos a los que pertenece cada miembro, separados por comas

• ID de usuario