Erstelle geplante Nachrichten und sende sie automatisch an Gäste

Du möchtest eine bessere Kommunikation mit weniger Aufwand? Nutze geplante Nachrichten und spare Zeit, indem du automatisch Nachrichten versendest, die auf Auslösern wie einer neuen Buchung, einem neuen Check-in oder einem neuen Check-out basieren.

So personalisierst du Vorlagen mit Shortcodes

Du kannst Vorlagen mit Shortcodes personalisieren. Dabei handelt es sich um wählbare Platzhalter, die automatisch Gäste- und Buchungsdaten sowie Einzelheiten zur Unterkunft einfügen. Du kannst über ein Drop-down-Menü auf Shortcodes zugreifen, wenn du eine Nachricht verfasst. Außerdem musst du die entsprechenden Informationen für jeden genutzten Shortcode in deinen Inseraten angeben – einschließlich einiger optionaler Angaben. Andernfalls wird der Shortcode in der Nachricht als nicht verfügbar angezeigt. 

Geplante Nachrichten

Häufige Anwendungsfälle für geplante Nachrichten und Shortcodes (fett gedruckt) sind:

Dankesnachricht kurz nach der Buchung

• Hallo Vorname des Gastes, vielen Dank, dass du deine Buchung bestätigt hast.
• Ich freue mich, dich am Check-in-Datum um oder nach Check-in-Zeit (unsere Check-in-Zeit) zu begrüßen.
• Als kleine Erinnerung schicke ich dir auch unsere Hausregeln: Hausregeln.

Versenden einer Check-in-Erinnerung einige Tage vor Reisebeginn

• Du findest die Unterkunft an folgender Adresse: Adresse. Hier ist eine Wegbeschreibung: Wegbeschreibung.
• Das WLAN-Netzwerk heißt WLAN-Name und das Passwort lautet WLAN-Passwort.
• Lass es mich wissen, wenn du Informationen über Stadt benötigst.

Versenden einer Check-out-Erinnerung am Morgen vor dem letzten Tag des Aufenthalts

• Hier eine kurze Erinnerung, dass morgen (Check-out-Datum) der Check-out bevorsteht, und zwar zu einer beliebigen Zeit vor Check-out-Zeit.
• Zur Erinnerung: Dein Bestätigungscode lautet Bestätigungscode.

Du kannst jederzeit entscheiden, ob du Nachrichten überspringen, anpassen oder vorzeitig versenden möchtest. Außerdem kannst du dir einen vollständigen Zeitplan für jede Nachricht anzeigen lassen, die für die einzelnen Buchungen versendet wurde.

Wenn du diese Vorlagen nicht automatisch, sondern manuell versenden möchtest, kannst du hier mehr über schnelle Antworten erfahren.

So erstellst du eine geplante Nachricht

Wenn du eine Nachricht für ein Inserat erstellst und planst, wird sie auf aktuelle und zukünftige Buchungen angewendet. Die Zeit, zu der geplante Nachrichten versendet werden, richtet sich nach der Zeitzone, in der sich auch die Unterkunft befindet. Außerdem beeinflusst die Sprache, die du für die Vorlage festlegst, wie deine Shortcodes übersetzt werden.

Bei Last-minute-Buchungen oder Kurzzeitaufenthalten werden einige Nachrichten standardmäßig übersprungen. Wenn du diese Nachrichten immer senden und niemals überspringen möchtest, kannst du die Option Diese Nachricht immer senden aktivieren, bevor du die Vorlage speicherst. Du erhältst eine Benachrichtigung und eine E-Mail, wenn deine Nachrichten übersprungen oder zu einem nicht geplanten Zeitpunkt gesendet werden.

Hier sind zwei Beispiele:

• Wenn ein Auslöser auf zwei Tage vor dem Check-in eingestellt ist, aber die Buchung in letzter Minute am Tag des Check-ins erfolgt:
  • Wenn die Option deaktiviert ist, wird die geplante Nachricht übersprungen.
  • Wenn die Option aktiviert ist, wird die Nachricht unmittelbar zum Zeitpunkt der Buchung gesendet.
• Wenn ein Auslöser auf zwei Tage vor dem Check-out eingestellt ist, aber der Aufenthalt nur eine Nacht dauert:
  • Wenn die Option deaktiviert ist, wird die geplante Nachricht übersprungen.
  • Wenn die Option aktiviert ist, wird die geplante Nachricht zu der Check-in-Zeit gesendet, die du für dieses Inserat festgelegt hast.

Grundsätzlich gilt: Wenn die Option aktiviert ist, werden Nachrichten, die vor dem Check-in geplant sind, niemals übersprungen. Wir senden sie unmittelbar zum Zeitpunkt der Buchung, wenn der reguläre Auslöser bereits in der Vergangenheit liegt. Alle anderen Nachrichten, die normalerweise aufgrund einer Last-minute-Buchung oder eines Kurzzeitaufenthalts übersprungen werden, werden stattdessen zu der für die Unterkunft festgelegten Check-in-Zeit gesendet.

So bearbeitest du eine geplante Nachricht

So überprüfst du geplante Nachrichten für einen bestimmten Gast

Du kannst frühere und anstehende geplante Nachrichten überprüfen, indem du den Nachrichtenverlauf mit dem Gast und den Dialog für den Verlauf geplanter Nachrichten aufrufst.

Du erhältst eine Liste aller geplanten Nachrichten, die gesendet oder übersprungen wurden, sowie der Nachrichten, die in Zukunft gesendet werden. Wenn ein Gast mehrere Buchungen hat, ist die zeitliche Übersicht für jede Buchung zusammenklappbar.

So nimmst du Änderungen an einer geplanten Nachricht vor, bevor sie versendet wird

Du kannst eine geplante Nachricht überspringen, früher senden oder ihren Inhalt ändern, bevor sie gesendet wird, ohne dafür die Vorlage anpassen zu müssen.

So entfernst du eine geplante Nachricht aus einem Inserat

So löschst du eine geplante Nachricht für alle Inserate

Wenn du eine Vorlage löschst, werden alle geplanten Nachrichten, die bisher nicht gesendet wurden, für alle mit der Vorlage verbundenen Inserate entfernt.

Gastgeben mit einem Team oder Co-Gastgeber:innen

Wenn du gemeinsam mit einem Team Gastgeber:in bist, nutzen alle Teammitglieder mit der Berechtigung zur Verwaltung von Gästen die gleichen geplanten Nachrichten. Alle Nachrichten werden von dem/der Eigentümer:in des Teams gesendet. Jedes Teammitglied kann anstehende geplante Nachrichten überspringen und bearbeiten und neue Vorlagen erstellen, die vom Team verwendet werden können. Alle gespeicherten Nachrichten, die du zuvor erstellt hast, sind jetzt in den gemeinsam genutzten Nachrichten deines Teams verfügbar.

Wenn du mit Co-Gastgeber:innen zusammenarbeitest, können deine Co-Gastgeber:innen über den Nachrichtenverlauf der jeweiligen Unterhaltung auf deinen Verlauf geplanter Nachrichten sowie auf deine Liste mit den anstehenden Nachrichten zugreifen. Außerdem können Co-Gastgeber:innen anstehende geplante Nachrichten überspringen und bearbeiten. Deine Co‑Gastgeber:innen können auch ihre eigenen Vorlagen auf dein Inserat anwenden, aber sie können deine Vorlagen nicht aufrufen oder bearbeiten.

Suche in der Zeitleiste nach dem Tag Geplant von, um mehr über die Details deiner geplanten Nachrichten zu erfahren, einschließlich der Nachrichten, die von Co‑Gastgeber:innen oder einem Team erstellt wurden. 

Shortcodes

Die vollständige Liste der Shortcodes umfasst folgende Elemente:

• Vorname des Gastes
• Nachname des Gastes
• Telefonnummer des Gastes
• Check-in-Datum
• Check-in-Zeit
• Check-out-Datum
• Check-out-Zeit
• Gesamtpreis der Reise
• durchschnittlicher Preis pro Nacht
• Reinigungsgebühr
• Titel des Inserats
• Adresse der Unterkunft
• Stadt, in der sich die Unterkunft befindet
• WLAN-Name
• WLAN-Passwort
• Bestätigungscode
• Wegbeschreibung
• Anweisungen für den Check-in
• Check-in-Methode
• Anweisungen für den Check-out
• Hausregeln
• Gäste-Handbuch
• Reiseführer
• unterwegs rund um die Unterkunft
• Gäste-Zugang
• Interaktion mit Gästen
• Stadt, in der der Gast wohnt
• Land, in dem der Gast wohnt
• Nachbarschaft
• Anzahl der Gäste
• Anzahl der Nächte
• Anzahl der Badezimmer
• Anzahl der Schlafzimmer
• Anzahl der Betten
• Vorname des Haupt-Gastgebers bzw. der Haupt-Gastgeberin
• Nachname des Haupt-Gastgebers bzw. der Haupt-Gastgeberin