Dokumentenmanagement

Grundlagen schaffen
Sichere, zuverlässige Datenspeicher.

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DDMS) ist die Grundlage für ein erfolgreiches Sitzungsmanagement und eine effiziente Entscheidungsfindung. Ein DDMS verfolgt, verwaltet und speichert Dokumente und spart Papier. Es dokumentiert die angebrachten Änderungen von Version zu Version und von Nutzer zu Nutzer (Änderungsverlauf). Oft ist es ein fester Bestandteil von CMS und weist Bezüge zur Aktenverwaltung und Digital Asset Management auf.

Bei Sherpany bietet das DDMS:

Speicherung und Versionenverwaltung von Dokumenten
Zugriffssteuerung für entscheidungsrelevante Dokumente
Verwalten von Sicherheitsstufen (z. B. Wasserzeichen) für Dokumente
Sortieren von Dokumenten in Ordnern (nach Labels) und nach Themen
Wiederherstellung von Dokumenten und zugehörigen Metadaten
Dokumentenbezogene Informationssuche

Sitzungsmanagement

Prozesse Optimieren.
Effiziente Sitzungsorganisation.

Das Dokumentenmanagementsystem wird durch ein Sitzungsmanagementsystem ergänzt. Das Sitzungsmanagement sorgt dafür, dass Sitzungen effizient organisiert und Unterlagen sicher zu den Geräten der Teilnehmer (iPad, Surface) gelangen. Es bietet nützliche Funktionen wie Anmerkungen, Lesezeichen und Zusammenfassung von Dokumenten für die persönliche Vorbereitung. Zudem vereinfacht es die Sitzungsleitung, weil es den Teilnehmenden ermöglicht, ihre Beiträge schneller und einfacher anzubringen. Ein gutes Sitzungsmanagementsystem erleichtert auch administrative Aufgaben wie die Erstellung und Genehmigung von Protokollen sowie deren Klassifizierung als öffentlich oder nicht öffentlich.

Bei Sherpany bietet die Sitzungsverwaltung:

Erstellen von Jahresplänen für Sitzungen zwecks konstanter Abstimmung
Zuweisen von Rollen (Leitung, Teilnehmender, Gast, Vortragender) an Sitzungsteilnehmer
Verwalten von Pendenzen und Erstellen von Vorlagen für Traktandenlisten
Erstellen von Traktandenlisten, Zuteilung von Dokumenten zu Elementen und Generierung von Board-Books
Freigabe von Inhalten durch (Wieder-)Veröffentlichung
Digitaler Versand von Sitzungsunterlagen an Endnutzergeräte
Erstellen und Versenden von Benachrichtigungen und Erinnerungen
Persönliche Vorbereitung von Unterlagen mit Anmerkungen und Lesezeichen
Erstellung, Versand und Genehmigung von Protokollen
Sicherheitseinstellung für Sitzungsprotokolle und Archivierung von Protokollen gemäss Compliance-Richtlinien

Entscheidungsmanagement

Output erhöhen.
Inhaltliche Verknüpfung von Sitzungen; konstante Aktualität; erleichterte Interaktion.

Das Entscheidungsmanagement verbessert den horizontalen und vertikalen Informationsfluss zwischen Management und Verwaltungsrat sowie zwischen Ausschüssen und Verwaltungsrat. Die Verwaltungsräte haben Zugriff auf alle Informationen, die sie benötigen, um ihre primäre Aufgabe zu erfüllen: die richtigen Fragen zu stellen. Beim Entscheidungsmanagement geht es darum, Informationen herauszufiltern, die für das zu lösende Problem relevant sind. Dadurch wird wertvolle Zeit für die wirklich wichtigen Überlegungen gewonnen, sodass die Verwaltungsräte die richtige Entscheidung treffen können. Ein optimales Entscheidungsmanagement unterstützt das Nachvollziehen der Entscheidungsumsetzung und bietet ein Frühwarnsystem für Fehlentwicklungen.

Mit Sherpany bietet das Entscheidungsmanagement:

Strukturierung von Inhalten nach Thema und Zeitplan
Inhaltliche Verknüpfung von relevanten Themenfeldern
Proaktive Vorschläge für verwandte Inhalte während der Vorbereitung auf die nächste Sitzung
Standardisierte Vorlagen für Entscheidungsfindung und Aktionspunktelisten
Transparente Nachverfolgung von Berichten und entscheidungsrelevanten Aktivitäten

Mehr als ein Board Portal.

Warum? Clever. Anders.